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Emailspeicherung

Begonnen von muccarlo, 22. August 2009, 02:24:43

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muccarlo

Servus,

ich weiss nicht ob und welches Mitglied hier selbständig ist. Deshalb frage ich etwaige Selbständige: Wusstet Ihr, dass man manche Emails mindestens sechs und bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen? Das Handelsrecht wie auch das Steuergesetzbuch machen den Kontrollblick in die E-Mail-Fächer notwendig
ZitatTypisch Land der Paragrafen  :wink:
ICh suchte irgend etwas, dabei stiess ich auf zwei Links: erster und zweiter. Nicht nur dort finden sich wichtige Infos!

Als Mailprogramm nutze ich schon Jahre Thunderbird, kenne deshalb auch Mozbackup (Schon ein paar mal abgestürtzt)!
Auf einem fremden Server will ich geschäftliche Mails nicht speichern, deshalb suchte und fand das ImportExportTools_2.2_tb_de-DE.xpi. Erweiterungen.de kündigt an, den Betrieb Mitte bis Ende September einzustellen. Deshalb auch der Link zum Autor.
Ich habe dieses Tool erfolgreich getestet!   8-)

wasp

#1
Hallo!
E-Mail-Aufbewahrungspflicht halte ich persönlich genau wie gesetzlich Verordnete Vorratsdatenspeicherung für totalen Blödsinn.
Ich handhabe das so:
Was wichtig ist, wird gedruckt und abgeheftet. Der Rest sollte für etwaige anspruchserhebene Behörden kein Problem darstellen.
Dank Steuer-ID und ggf. Ust-ID ist jeglicher Zahlungsverkehr nachvollziehbar.
Was ich z.B. mit Kunden maile, geht keinen insb. staatliche Behörden etwas an.
Ich lebe (zum Glück) nicht in China.  8-)
Aufbewahrungspflicht ?! Ist WO und WIE im GESETZ geregelt ?!

Hermann

#2
Um Gottes Willen, jetzt wollen die nicht mehr nur mein Geld und meine Zeit, sondern auch noch einen Ehrenplatz auf meiner Festplatte. Mich Selbstständig zu machen, war der größte Fehler, den ich bisher gemacht habe (ich bin noch Student und das hätte alles nicht sein müssen). Zum einen die Kosten, zum anderen all der Ärger, der Papierkram, die Ämter (ich hatte diesen Sommer erst ein Erlebnis, wo ich völlig sinnfreierweise von Tür zu Tür geschickt wurde). Aber ich lerne ja aus meinen Fehlern...
Mein Thunderbird (inklusive der Daten) liegt auf meinem Hauptrechner auf einer anderen Partition als wie Windows. Das bedeutet, ich kann im Falle eines Systemwechsels Windows neu installieren und behalte die alte Thunderbirdinstallation. Simpel. Außerdem wird der Herr Schäuble ja demnächst bestimmt selbst immer schön mitschreiben. Ferner bezweifle ich, dass irgendein Amt Interesse an meinen eMails hat, weil bei der bescheidenen Größe des Betriebes da einfach keine Informationen fließen, die wirklich wichtig sind. Ich spreche meist persönlich mit den Kunden, was diese auch sehr schätzen. Sollen die Gespräche auch noch gespeichert werden, ruf ich beim zuständigen Amt an und fordere einen vereidigten Mitarbeiter, der sich mit einem Diktiergerät daneben stellt...

muccarlo

#3
@wasp: Über Sinn und Zweck mancher (vieler) gesetzlichen Verordnungen dürften wir uns einig sein! Über Druck und Abheftung solltest Du im zweiten Link unter "Alternativen zur elektronischen Email Archivierung" nachlesen

@Hermann: Wegen dem größten Fehler" kam ich schon oft ins Grübeln, erst letztes Jahr im Sommer,
als zwei Herren vom Finanzamt meine Wohnung auf den kopf stellten. Ich bin auch nur Kleingewerbetreibender!
"Windows neu installieren und behalte die alte Thunderbirdinstallation" reicht nicht, laut Gesetzgeber.

Noch zwei entsprechender Links:  Bloß nicht löschen: Gewerbetreibende müssen e-Mails aufbewahren
und Email Archivierung
Ich fand diese informationen, als ich mich im Internet schlau machte, über die seit 4. August 09 neu geltende Widerspruchsbelehrung für Verkäufe jeglicher Art Ware und/oder Dienstleistung), die über elektronische Medien zustande kommen. Dazu zählt auch Telefon!

Hermann

#4
Zitat von: "muccarlo""behalte die alte Thunderbirdinstallation" reicht nicht, laut Gesetzgeber
Was zum Henker?! Soll ich alle eMails ausdrucken? Wo steht das denn nun wieder? In den bisher gesendeten Links auf jeden Fall nicht!

muccarlo

#5
Henker?

Die Mails in der Thunderbirdinstallation zu lassen, reicht nicht aus, wie ich die ganzen Infos verstehe. Sondern seperat!
Ausdrucken kannst Du sie zu Deinem Vergnügen.
Ich speichere bei Thunderbird in EML und HTML HTML finde ich übersichtlicher, auf einer externen Festplatte
Zitat-in einem extra Mailarchivordner - getrennt nach Mailadresse - nach Eingang und Ausgang.  ALLE Mails, die zu einem Geschäftsabschluss führen und führen können. Ob der Platz in GB reicht, bei 10 Jahresfrist??
Meine über 25jährige Erfahrung mit dem F-Amt vorausgesetzt. Meine 1. Steuerberaterin war vor ihrer Selbständigkeit selbst F-Amt-Mitarbeiterin. Die hatte sämtliche legalen Tricks auf LAger  :mrgreen: Ich hatte dafür regelmässigen Besuch vom FA !
Aus den letzten beiden Links zitiere ich
A:
Zitathttp://www.internetrecht-rostock.de/aufbewahrung-emails.htm

Eine weitere Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung besteht ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht auch von e-Mails ebenfalls für 6 Jahre. Die 6 Jahresfrist beginnt im Übrigen mit dem Schluss des Kalenderjahres in dem der Brief verschickt oder empfangen wurde. Damit kann die Frist bis zu 7 Jahre betragen.
 
Grundsätzlich sind die Unterlagen im Original aufzubewahren, was sich bei e-Mails etwas schwierig gestaltet. Insofern ist anzuraten, die e-Mails entsprechend auf einem Datenträger abzuspeichern. Voraussetzung für eine entsprechende Abspeicherung ist, dass die Daten mit dem Original übereinstimmen, innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Hier stellt sich zum einen in der Praxis die Frage, ob der Datenträger nach 6 Jahren überhaupt noch lesbar ist, was gerade bei Disketten etwas problematisch werden kann. Des Weiteren muss gewährleistet werden, dass es keine Formatprobleme gibt, weil ein veraltetes Format, sei es die e-Mails selbst oder des Datenträgers nicht mehr gelesen werden kann. Des Weiteren muss die Archivierung ordnungsgemäß erfolgen in Bezug zum jeweilige Geschäft. Bei verschlüsselten e-Mails muss gewährleistet sein, dass diese auch nach mehreren Jahren noch entschlüsselt werden können.
 
Letztlich, so der Praxistipp, sollten ein- und ausgehende e-Mails regelmäßig geordnet archiviert werden um auch nach Jahren noch einen Zugriff darauf zu gewährleisten.
und B
Zitatandreas-pfund.de/
Alternativen zur elektronischen Email Archivierung
Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?
Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.